Un cliente te llama.
Necesita una ruta de 120 km. Te ofrece 90 euros.
¿Qué haces?
La mayoría de transportistas responden lo mismo: depende. Pero depende de qué, exactamente. Si no sabes cuánto te cuesta realmente mover tu furgoneta, no estás tomando una decisión. Estás haciendo una apuesta.
Y el problema es que esa apuesta muchas veces parece rentable mientras trabajas. Deja de parecerlo cuando llega la avería, el cambio de neumáticos o el momento de sustituir el vehículo.
Conocer tu coste por kilómetro no sirve para hacer una hoja de cálculo bonita. Sirve para saber qué trabajos te interesan, cuáles no, y cuánto puedes negociar sin poner en riesgo tu negocio.
Este artículo te da una fórmula completa: las siete variables que determinan lo que te cuesta cada kilómetro, un ejemplo con números reales de España en 2025-2026, y el error que más presupuestos arruina sin que nadie lo vea venir.
Lo que no calculas también lo pagas.
El error que arruina más presupuestos que cualquier avería: el kilómetro en vacío
Antes de entrar en las variables, hay un concepto que cambia el resultado más que cualquier otro dato.
Cuando calculas tu coste por km, ¿qué kilómetros pones en el divisor?
Si haces una ruta de 150 km de ida con carga y vuelves 150 km sin ella, has recorrido 300 km. Pero solo has facturado 150. El combustible lo has quemado en los 300. El desgaste del motor, los neumáticos y la amortización también se han producido en los 300.
El divisor correcto no son los km facturados. Son los km totales recorridos.
Un autónomo de reparto urbano puede tener un 30–40% de kilómetros en vacío. Uno de larga distancia con rutas fijas, quizás un 10–15%. Pero nadie tiene un 0%.
El impacto en números:
| Km totales/mes | Km facturados/mes | Coste total | Coste/km real | Coste/km si ignoras el vacío |
|---|---|---|---|---|
| 4.500 | 3.200 | 1.600 € | 0,36 €/km | 0,50 €/km |
La diferencia entre ambos es lo que separa a quien sabe lo que gana de quien cree que lo sabe.
Si fijas tu precio basándote en 0,36 €/km pero solo facturas 3.200 km al mes, cada mes cubres menos costes de los que crees. No lo notas hasta que hay una avería, un mes flojo o el momento de renovar el vehículo.
Regla práctica: usa siempre los km totales en el divisor para calcular tu coste/km. Usa los km facturados cuando calcules el precio mínimo de un servicio concreto.
Las 7 variables que componen tu coste por kilómetro
1. Combustible
Es la variable más visible, pero rara vez la más grande. Depende de tres factores: el precio del combustible, el consumo de tu vehículo y el tipo de ruta (la ciudad consume entre un 20 y un 30% más que la carretera).
Fórmula:
Gasto combustible mensual = (km mensuales / 100) × consumo L/100km × precio €/LEjemplo (junio 2026):
- Diésel: ~1,47 €/L
- Consumo medio furgoneta de carga (Transit Custom, Berlingo, Crafter): 9 L/100km
- 4.500 km/mes → (4.500 / 100) × 9 × 1,47 = 595 €/mes
Si mezclas ciudad y carretera, usa 10 L/100km como referencia conservadora.
2. Amortización del vehículo
Este es el coste que más se ignora y el que más distorsiona el resultado. Tu furgoneta vale dinero hoy y valdrá menos mañana. Esa diferencia es un coste real aunque no aparezca en ninguna factura mensual.
Para calcular la amortización no se considera que el vehículo pierda el 100% de su valor, ya que al finalizar su vida útil normalmente conserva un precio de venta. A ese importe se le denomina valor residual (el precio aproximado por el que podrás vender el furgón al final de su vida útil). Por este motivo, la amortización se calcula restando primero ese valor residual al precio de compra.
Fórmula:
Amortización mensual = (Precio de compra − Valor residual) / meses de vida útilFurgoneta nueva:
- Precio de compra: 30.000 €
- Valor residual estimado: 6.000 €
- Vida útil: 72 meses (6 años)
- Amortización: (30.000 − 6.000) / 72 = 333 €/mes
Furgoneta de segunda mano:
- Precio de compra: 15.000 €
- Valor residual estimado: 2.000 €
- Vida útil: 48 meses (4 años)
- Amortización: (15.000 − 2.000) / 48 = 271 €/mes
Si tienes financiación, la cuota mensual del préstamo no es la amortización. Son cosas distintas. La financiación aparece en la variable 6.
3. Seguro
El seguro de una furgoneta con uso comercial es más caro que el de un particular. Un seguro a todo riesgo con franquicia para reparto ronda los 900–1.400 €/año según perfil del conductor, zona y valor del vehículo.
Ejemplo: 1.200 €/año → 100 €/mes
4. Mantenimiento
Aceite, filtros, frenos, neumáticos, ITV, distribución, reparaciones imprevistas. Es el coste más irregular, pero si llevas tiempo con el vehículo es perfectamente estimable como media anual.
Referencia para 40.000–80.000 km/año:
- Neumáticos (4 × ~120 € / 60.000 km): ~32 €/mes
- Aceite y filtros (cada 15.000 km): ~25 €/mes
- Frenos, distribución, imprevistos: ~60 €/mes
- ITV y tasas: ~15 €/mes
Total estimado: 130–180 €/mes
El error más frecuente: no provisionar el mantenimiento. Cuando llega una reparación de 600 €, duele porque no estaba en el presupuesto. Si llevas un año o más, suma lo que gastaste en total y divídelo entre 12. Ese es tu número real.
5. Cuota de autónomos y gestoría
La cuota de autónomos y la gestoría suman aproximadamente 390 €/mes (310 € de media en cotización a la Seguridad Social y 80 € de gestoría). No aparecen en ninguna factura del vehículo, pero salen del negocio igual. Si no las incluyes en tu cálculo, las absorbes en silencio en cada servicio.
6. Financiación (si la hay)
Si tienes un préstamo sobre el vehículo, la cuota mensual es un coste real e inmediato. No confundas esto con la amortización contable: son conceptos distintos con implicaciones distintas.
Ejemplo: 20.000 € a 4 años al 6,5% TAE → 475 €/mes
Si el vehículo está pagado, esta variable es 0.
7. Peajes, parking y otros gastos variables
Individualmente parecen pequeños. En conjunto suman. Un autónomo que trabaja en zona metropolitana puede pagar 80–150 €/mes solo en peajes.
Estimación conservadora: 80 €/mes
La fórmula completa
Coste total mensual = Combustible + Amortización + Seguro + Mantenimiento
+ RETA y gestoría + Financiación + OtrosCoste por km = Coste total mensual / km totales recorridos al mesEjemplo completo con números reales (España, 2025-2026)
El ejemplo sirve como demostración. Los números exactos dependen de tu vehículo, tu zona y tu operativa. Lo importante es el método.
Perfil de referencia: autónomo, furgoneta de ocasión comprada por 22.000 €, reparto regional, ~4.500 km/mes totales, ~3.300 km facturados.
| Variable | Cálculo | Coste mensual |
|---|---|---|
| Combustible | 4.500 km × 9L/100 × 1,47 € | 595 € |
| Amortización | (22.000 − 5.000) / 60 meses | 283 € |
| Seguro | 1.080 €/año ÷ 12 | 90 € |
| Mantenimiento | Media anual / 12 | 150 € |
| RETA y gestoría | Tramo rendimientos medios + gestoría | 390 € |
| Financiación | Sin préstamo | 0 € |
| Peajes y otros | Estimación | 90 € |
| TOTAL | 1.598 €/mes |
Coste por km total recorrido: 1.598 / 4.500 = 0,355 €/km
Coste por km facturado: 1.598 / 3.300 = 0,484 €/km
Para no trabajar a pérdida en este ejemplo, el precio mínimo por kilómetro facturado tiene que superar los 0,48 €/km. Sin contar margen de beneficio. Sin contar imprevistos. Sin contar que el año que viene la cuota puede subir.
¿Qué hago con este número?
El coste por km es el punto de partida, no el destino.
Para saber si aquella ruta de 120 km por 90 € te interesa, necesitas convertir ese coste en precio mínimo por servicio: sumar los km en vacío de esa ruta concreta, el tiempo de carga y descarga, y el margen que necesitas para que el negocio tenga sentido.
Eso es exactamente lo que hace la calculadora de Transportarte: introduces tu coste por km y los datos del servicio, y obtienes el precio mínimo al que deberías cerrarlo.
Lo que este número no te dice
Un transportista puede tener el coste por km correcto, el precio por km correcto, y seguir perdiendo dinero.
¿Por qué?
Porque hay costes que no aparecen en el cuentakilómetros:
- El tiempo de espera en la carga que nadie te paga.
- La descarga que se alarga dos horas.
- El cliente que paga a 90 días.
- El servicio que aceptas en enero porque en agosto no hay nada.
- La ruta que rechazas porque no encaja con otra, y esa otra tampoco llega.
Esto tiene nombre: coste de oportunidad. Es lo que dejas de ganar, o lo que pagas sin saberlo, por cada decisión que tomas sobre tu tiempo y tu vehículo.
El coste por km te da una base objetiva. Pero gestionar un negocio de transporte significa también entender cuándo un trabajo barato tiene sentido (porque llena un hueco) y cuándo uno aparentemente rentable no lo tiene (porque bloquea algo mejor).
Eso no lo calcula ninguna fórmula. Lo da la experiencia, compartida con quien ya lo ha vivido.
Errores frecuentes que distorsionan el cálculo
No actualizar el número cuando sube el diésel. Un incremento del 10% en el combustible sube tu coste/km en torno a 0,02–0,03 €. A 40.000 km/año, no es trivial.
Ignorar la amortización porque «el coche ya está pagado». El vehículo sigue perdiendo valor. Cuando necesites reemplazarlo, ese dinero tiene que salir de algún sitio.
No incluir la RETA ni la gestoría. Son costes reales del negocio. Si no entran en el km, los estás absorbiendo en silencio en cada servicio.
Calcular solo con el año sin averías. El mantenimiento no es lineal. La media de varios años es el único número honesto.
Confundir km totales con km facturados. Ya lo hemos visto. Es el error que más dinero cuesta y menos se detecta.
Cierre
Vuelve al principio.
Un cliente te llama. Necesita una ruta de 120 km. Te ofrece 90 euros.
Si tu coste por km facturado es 0,48 €, esa ruta tiene un coste mínimo de 57,60 €. A 90 euros hay margen. ¿Cuánto? Depende del vacío de vuelta, del tiempo de espera, de si tienes otro servicio encadenado.
Eso ya no es una apuesta. Es una decisión con números.
Conocer tu coste por kilómetro no te dice qué responder. Te dice desde dónde responder.
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