Checklist DeCA: 10 cosas que debes tener listas antes del 5 de octubre

Antes de empezar

Esta checklist no sustituye a la normativa ni al asesoramiento de un profesional. Es una herramienta práctica para que un autónomo o una microempresa de transporte llegue al 5 de octubre sin sorpresas. Recuerda una idea clave: el DeCA solo es obligatorio cuando el transporte está sujeto a documento de control; no todos los portes lo están.

Cómo usar esta checklist

Ve punto por punto y marca cada casilla cuando lo tengas resuelto. Si un punto no te aplica (por ejemplo, porque tu transporte está exceptuado), pásalo. Al final tienes una versión imprimible para tenerla a mano.

1. Comprueba si realmente te afecta el DeCA

Antes de nada, confirma si tu actividad entra. Revisa la MMA de tu vehículo en la ficha técnica (como regla general, por debajo de 2 t no hay obligación) y comprueba si haces transporte público de mercancías sujeto a documento de control. Ten presentes las excepciones habituales: MMA ≤ 2 t, mudanzas, paquetería de pocos bultos y transporte privado complementario.

2. Identifica quién genera el DeCA

El DeCA puede generarlo el cargador contractual, el transportista efectivo o un operador logístico. Averigua en tu caso quién lo hará: si trabajas mayoritariamente para agencias u operadores, probablemente lo generen ellos; si tus clientes son particulares, comercios o talleres que no manejan documentos electrónicos, ese «alguien» serás tú.

3. Decide cómo vas a recibirlo o generarlo

Según la respuesta anterior: si lo genera un tercero, confirma cómo recibirás tu copia (email, app, enlace…). Si te toca a ti, elige y prueba una solución (aplicación o proveedor) con tiempo, no el día antes.

4. Comprueba que el DeCA cumple los requisitos

El DeCA debe ser un PDF de generación nativa (no vale escanear papel ni una foto), con un código QR incrustado que dirige a una dirección https única desde la que se descarga sin contraseñas. Debe incluir los datos exigibles: identificación del cargador y del transportista, origen y destino, naturaleza/cantidad/peso de la mercancía, fecha, matrícula y la autorización especial cuando proceda.

5. Asegúrate de que puedes enseñarlo durante un control

En carretera tienes que poder mostrar el DeCA de forma que el agente acceda a su contenido: en el móvil (PDF con QR) o impreso con el QR visible. Si trabajas en zonas con mala cobertura, lleva el documento descargado en el dispositivo y, como medida adicional de seguridad, una copia impresa.

6. Haz un viaje de prueba antes de la fecha de aplicación

Antes del 5 de octubre, haz al menos un servicio de prueba completo: recibir o generar el DeCA, abrirlo, guardarlo y mostrarlo como si te pararan. Es la mejor forma de detectar fallos cuando todavía no cuentan.

7. Organiza cómo vas a conservar y localizar los DeCA

El DeCA debe conservarse al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo. Basta con que una parte pueda descargarlo del repositorio de la otra si esta lo generó. Decide ya dónde y cómo los vas a guardar para poder encontrarlos si te los piden.

8. Explica el procedimiento a quien conduzca el vehículo

Si no conduces siempre tú, asegúrate de que quien lo haga sepa dónde está el DeCA, cómo abrirlo y cómo enseñarlo. Un documento correcto no sirve de nada si en el control nadie sabe mostrarlo.

9. Revisa qué incumplimientos pueden dar lugar a sanciones

Cuando el documento de control es obligatorio, su carencia, falta de diligenciado o la falta de datos esenciales está tipificada como infracción grave (art. 141.17 LOTT), con multa de 401 a 600 euros. No se trata de que cualquier error menor sea sanción, sino de que el documento exista, tenga la información exigible y puedas mostrarlo. Recuerda que las responsabilidades pueden repartirse: cada parte responde de sus datos y el transportista, además, de poder mostrar el documento durante un control cuando sea exigible.

10. No esperes al último día

Prepararte con unas semanas de antelación es mucho más sencillo que resolver incidencias el mismo día en que la obligación entra en vigor. Si dejas algún punto pendiente, que no sean los técnicos (app, recepción, prueba).

Checklist final imprimible

Repaso rápido para tener a mano. Marca cuando esté hecho:

• ☐ He confirmado si el DeCA me aplica (MMA y tipo de transporte).
• ☐ Sé quién genera el DeCA en mis servicios.
• ☐ Tengo claro cómo lo recibiré o generaré.
• ☐ Mi solución produce un PDF nativo con QR válido.
• ☐ Puedo mostrarlo en un control (móvil offline + respaldo impreso).
• ☐ He hecho un viaje de prueba completo.
• ☐ Tengo organizada la conservación (mínimo un año).
• ☐ Quien conduce sabe enseñarlo.
• ☐ Conozco los incumplimientos que pueden sancionarse.
• ☐ No lo he dejado para el último día.

Descarga en PDF y siguientes pasos

Puedes descargar esta checklist en PDF para imprimirla y llevarla en el furgón.

Descargar la Checklist DeCA 2026 (PDF)

Si todavía tienes dudas sobre cómo funciona el DeCA, empieza por esta guía:

👉 Lee el Decálogo de DeCA (10 claves)

¿Has encontrado algún problema preparando el DeCA?

Si durante la adaptación al DeCA has detectado alguna dificultad que no aparece en esta checklist, cuéntanosla. La revisaremos y, si puede ayudar a otros profesionales, actualizaremos esta guía.

Fuentes oficiales y recursos

• Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) — características técnicas de los documentos electrónicos de control.
• Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) — Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.
• Preguntas frecuentes (FAQ) del DeCA — Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.